Secretaresse

Functieomschrijving

Wil jij aan de slag als secretaresse bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken? Als secretaresse ondersteun je het management-team en ondersteun je 1 of meer clusters binnen de directie. Bij ondersteuning van de clusters valt te denken aan maken afspraken, boeken vergaderlocaties, ondersteuning bij IT en catering(aanvragen). Leuk toch?! Deze opdracht is voor een jaar en flexibel in te vullen qua uren! Lees snel verder voor meer informatie.

• Een salaris tussen de 2.615 en 3.376 o.b.v. 36 uur
• 24- 36 uur per week
• Opdracht voor 1 jaar met mogelijkheid op verlening
• Werken voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken
• Werklocatie Den Haag!
• Volledige OV vergoeding!

Als secretaresse heb jij een proactieve houding en kan je goed prioriteiten stellen. Je pakt snel nieuwe informatie op en kan snel je weg vinden in procedures en systemen. Verder heb jij:

• Kennis van secretarieel beheer en algemeen secretarieel- administratieve procedures en voorschriften
• Voldoende beheersing van Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Outlook
• Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift, niveau C1 en de Engelse taal op niveau B1 en ontwikkelbaar naar niveau B2

Als managementondersteuner /secretaresse ondersteun je het MT (beheren agenda’s, maken afspraken, behandelen mails in je eigen postbus en die van het secretariaat. Verder ondersteun je 1 of meer clusters binnen de directie. Het secretariaat werkt als 1 team, dus afstemmen en evt. vervangen bij afwezigheid is standaard. Bij ondersteuning van de clusters valt te denken aan maken afspraken, boeken vergaderlocaties, ondersteuning bij IT en catering(aanvragen). Maar ook kennis van het reisboekingssysteem, TEM. Bij alle werkzaamheden wordt een proactieve houding en meedenken op prijs gesteld.

• Beheer poststroom/e-mails op wijze van: afdoening, prioriteit, voortgang en procedurele correctheid; behandelen van uitnodigingen, opstellen bedankbrieven; afdoen van telefoongesprekken; verrichten van routinematige correspondentie.
• Ondersteuning van 1 of meer clusters voor wat betreft stukkenstroom en advisering. verslaglegging bij overleggen Binnen het secretariaat wordt actief samengewerkt en achtervang georganiseerd.

Jij gaat werken voor het Het ministerie van Buitenlandse Zaken. Op de afdeling de Directie Internationaal Ondernemen (DIO). De Directie Internationaal Ondernemen (DIO) heeft als doelstelling het bevorderen van duurzame internationale handel en investeringen. Het kernthema betreft de bilaterale economische diplomatie (ED): we zetten actief onze overheidsinvloed en relaties in om de positionering en belangen van Nederlandse bedrijven in het buitenland te bevorderen. DIO heeft de regierol voor ED en is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, uitdragen en implementeren hiervan. Dit gebeurt in samenwerking met andere directies, het postennetwerk en externe partijen (publiek en privaat).

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature en denk jij dat jij de secretaresse bent waar wij naar opzoek zijn? Solliciteer dan snel!

Solliciteren & Contact

Overige informatie